חשיבותו של שלב התכנון
משימה אשר מבוצעת ללא תכנון מקצועי ומפורט שווה ערך להימור ברולטה בשאלה אם תצליח או תיכשל מכיוון התכנון הוא שלב מרכזי בביצוע כל משימה או פרויקט. ויתור על שלב התכנון או ביצוע תכנון לקוי ולא מקצועי מצוי בכל השכבות והרמות, החל ממדינות, ארגונים, עסקים, נותני שירותים, לקוחות (צורכי שירותים) ואנשים פרטיים. חלקם מוותרים על שלב התכנון בהחלטה מכוונת מתוך רצון לחסוך בהוצאות כספיות ו/או מחוסר זמן וחלקם מחוסר ידיעה. בקרב נותני השירות הוויתור על שלב התכנון נובע מחוסר ידע מקצועי או מהצמדות עם רצון הלקוח כדי לא לאבד עבודה ופרנסה. עובדתית, חלה חובה לבצע תכנון לכל משימה ולא משנה מה גודלה, היקפה ומה חשיבותה.
מהו שלב התכנון?
שלב התכנון ממוקם מיד אחרי שלב ההחלטה או קבלת משימה שמגדירה מה צריך לקרות בסוף, מה צריך להשיג ומתי. התכנון מסייע בהגדרת צרכי הזמן והמשאבים הדרושים לביצוע המשימה, תכנון מקיף מסייע להבין את מהות המשימה ואת היעדים שיש להשיג במהלך ביצועה, בעלי תפקידים, הכוחות שהשתתפו, ציוד ומנהלות, חירום ומקרים ותגובות או לחילופין אחריות ושירות. התכנון מאפשר לזהות סיכונים פוטנציאליים ולנטרלם מראש או להפחית את הסיכוי להתרחשותם. תכנון יסודי מאפשר לעבוד באופן מסודר ומרוכז, מה שיכול להוביל לתוצר טוב יותר. תכנון יכול להיות קצר וחפוז מפאת חוסר בזמן ודחיפות בביצוע המשימה או תכנון מלא במצב שיש את כל הזמן הדרוש עבורו. ביצוע משימה ללא תכנון כלל חייב להיות כברירת מחדל בלבד.
מהו התהליך המבוצע בשלב התכנון?
תיאום ציפיות עם נותן המשימה: הבנת המשימה כפי שהוגדרה על ידי הגורם הראשון בתהליך – זה יכול להיות גורם ברמת מדינה, ברמת יחידה, ברמת ארגון, ברמת עסק, ברמת לקוח וברמת אדם פרטי. בתיאום הציפיות על המתכנן לשאול את כל השאלות על מנת לקבל את כל הנתונים הידועים לנותן המשימה. הכי חשוב זה להבין מה צריכה להיות התוצאה בסוף ומתי.
איסוף מידע מדוממים: שלב המבוצע לפני היציאה לשטח והמתבסס בעיקר על חומר ומידע המצוי במסמכים ובאינטרנט. המידע הקיים כיום ברשתות האינטרנט מאפשר לגבש תמונת מצב טובה עוד לפני היציאה לשטח. איסוף המידע מדוממים הינו הצעד המקדים והמכין לסיור השטח.
סיור שטח: ככלל חלה חובה להגיע פיזית למקום שבו צריכה להתבצע המשימה או למקומות שבהם יש את האמצעים ו/או המוצרים שצריך למשימה. היוצא מן הכלל יהיה אי הגעה לשטח בעקבות מגבלות שלא מאפשרות לעשות זאת – במקרה כזה התכנון יתבצע אך ורק על בסיס איסוף המידע מדוממים ו/או מאמצעי תצפית מתקדמים המאפשרים לראות את השטח.
מטרת הסיור הינה לראות בעין את השטח, להבין את המצב הקיים, להרגיש דרך הרגליים את התוואי, לגעת, למדוד מרחקים, לזהות קשיים ומכשולים, לזהות אמצעים קיימים, להגדיר תקינות מערכות וכו’.
ניתוח הנתונים: הצגת כלל הנתונים שנאספו מדוממים ומהשטח וביצוע ניתוח מקצועי על מנת לגבש תובנות והנחות עבודה כבסיס לתכנון הביצוע. ככל שהמתכנן ישקיע זמן בהבנת הנתונים כך יגדל הסיכוי שהתכנון להשגת המשימה יהיה מדויק וללא הפתעות ו/או תקלות. מומלץ שניתוח הנתונים יתבצע לפחות על ידי שני אנשים, ובנוסף, בסופו כדאי שייבחן וייבדק על ידי גורם מקצועי נוסף. יש לזכור, שטעות בהבנת הנתונים תגרום לכישלון בביצוע המשימה.
תכנית ביצוע: שלב התכנון מסתיים בגיבוש תכנית לביצוע שמגדירה את כלל הפעולות שיש לעשות בשילוב כלים ואמצעים, בלוח זמנים ברור ובחלוקת אחריות בין המשתתפים.
תמונה אשר מציגה כיצד נראה כישלון בתכנון משימה:
דוגמאות למשימות הדורשות תכנון – כאמור, כל משימה ולו הקטנה והפשוטה ביותר דורשת תכנון על מנת שתצליח:
ברמה של אדם פרטי שמעוניין לרכוש פריט לבית כמו למשל שולחן למרפסת – על פניו נראה שמדובר במשימה פשוטה מאוד שסביר להניח שהרבה מאוד אנשים ירכשו שולחן בלי להשקיע זמן ומאמץ בתכנון אבל ברור שכדי לרכוש את השולחן הנכון חלה חובה להגדיר למה צריך לשמש השולחן, למדוד את גודל המרפסת, לקחת בחשבון שיש צורך להוסיף כסאות, לדעת האם המרפסת תהיה חשופה לשמש ולגשם או שתהיה מקורה ועוד. רכישת מחשב – יש צורך להגדיר למה צריך לשמש המחשב, מה התקציב הקיים לרכישה, כמה זמן חיי מוצר צריך להיות לו, לבדוק את כל החלופות הקיימות בשוק בעלות הנתונים הנדרשים ועוד.
ברמת נותן שירות מקצועי – למשל ללקוח שמעוניין במערכת מצלמות למתקן: מצד הלקוח שיתכן ואינו מבין את חשיבות שלב התכנון ו/או שכל מה שעומד לנגד עיניו זה כמה תעלה לו העבודה, ויתור על התכנון יראה כטבעי ואפשרי ולכן יחפש בעל מקצוע שיזרום איתו. מצד בעל המקצוע שנותן את השירות, ויתור על שלב התכנון יכול לנבוע מכך שאינו באמת עוסק מקצועי בתחום או שמוכן לעשות הכל רק כדי לקחת את העבודה. בסופו של דבר גם הלקוח וגם נותן השירות יצטרכו לשאת בכל תוצאה שאינה עומדת בהגדרת המשימה. כדי שהלקוח יקבל את מערכת המצלמות המתאימה לצרכיו חלה חובה לבצע את שלב התכנון בתהליך מלא שייקח בחשבון נתונים כמו מאפייני השטח, ניתוח בראיית התוקף, אזורים רגישים, שטחים מתים, מרחקים, תשתיות, תקשורת ועוד.
ברמת עסק – למשל בחירת משרד חדש: התכנון יכלול את התקציב הקיים, את מספר העובדים, את מקום המגורים של העובדים, את מיקום רוב הלקוחות של העסק, תחבורה ציבורית, רעשים סביבתיים, גדילה עתידית של העסק בעיקר בכוח אדם, הצורך בחניות ועלות חודשית עבורן ועוד.
ברמת מדינה – למשל הקמת שדה תעופה בינלאומי חדש: התכנון יכלול את הרגולציה הבינלאומית בהקשר לשדה תעופה בינלאומי, בחירת מיקום – שייקח בחשבון זמני ודרכי הגעה של הנוסעים, רעש סביבתי, גודל השטח הדרוש וכו’, חישוב של כמות הנוסעים המגיעים והיוצאים בראייה עכשווית ועתידית, כמות המטוסים וסוג המטוסים ועוד ועוד.
לסיכום: כל מי שישכיל להבין שחל איסור לוותר על שלב התכנון לכל משימה ולא משנה מה גודלה, היקפה וחשיבותה, ישיג את התוצאה המבוקשת במלואה וימנע מסיכונים מיותרים. שלב התכנון חשוב יותר משלב הביצוע מכיוון שבלעדיו גדל הסיכוי לאי השגת התוצאה הנדרשת ולכן במצבים בהם ישנן מגבלות, בעיקר תקציביות, שלב הביצוע יעשה בשלבים ובהתאם לסדר חשיבות שיקבע. על מקבלי השירות בעיקר (הצרכנים) שמשקיעים ממיטב כספם כדי לקבל מוצר ו/או תוצאה מכסימלית, חלה החובה לבחור את בעל המקצוע (נותן השירות) לאחר בדיקה יסודית ומעמיקה.
